En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, SMART COIN SOLUTIONS S A S, da a conocer la Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales aplicable a clientes, proveedores, SMART COIN SOLUTIONS S A S   usuarios y demás intervinientes, en lo concerniente a la recolección, uso de los mismos, en virtud de la autorización existente previamente.

I.      IDENTIFICACIÓN

Nombre de la entidad: SMART COIN SOLUTIONS S A S  , firma creada desde el 2012 con el propósito de prestar asesorías en las áreas del Derecho, Contaduría y la gestión empresarial para los distintos sectores dela economía y de los negocios.

Domicilio: Calle 85 # 19B 31 OF 302, Bogotá D. C.

Correo electrónico: info@smartcoin.co

Teléfono del responsable: 314 244 7160 Bogotá D.C

  II. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

Los datos personales tomados en las bases de datos de SMART COIN SOLUTIONS S A S, serán usados con el fin de dar cumplimiento a su objeto social y para desarrollar las actividades propias de la firma, así mismo, dar conocer las publicaciones, noticias, entre otra información importante respecto de lo concerniente en el área lega, tributaria y contable.

   III.      MARCO LEGAL

  • Constitución Política de Colombia, Artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008
  • Sentencia de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008
  • Ley 1273 de 2009
  • Ley 527 de 2009
  • Decreto Reglamentario 1727 de 2009
  • Decreto Reglamentario 2952 de 2010
  • Sentencia de la Corte Constitucional C – 748 del 2011
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN (LEY 1581 DE 2012, ART.

8°)

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar y suprimir sus datos personales frente a SMART COIN SOLUTIONS S A S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SMART COIN SOLUTIONS S A S  salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
  3. Ser informado por SMART COIN SOLUTIONS S A S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de dos mil doce (2012) y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

  1. PROCEDIMIENTO

A. Procedimiento para la solicitud de datos personales

SMART COIN SOLUTIONS S A S, informará previamente a los titulares los datos personales que se requieren y el motivo por el cual solicita la información, entendiendo que dicha finalidad estará siempre relacionada con el desarrollo de su objeto social y con el fin de desarrollar los temas propios de la firma, entregando información veraz y que permita fortalecer la comunicación entre los intervinientes.

SMART COIN SOLUTIONS S A S   podrá solicitar al titular su autorización para el uso de sus datos indispensables para la remisión de información opcional correspondiente a servicios adicionales de actualidad en temas legales, tributarios y contables, de los trámites y productos desarrollados por la firma.

En lo correspondiente al modo de obtener la autorización, SMART COIN SOLUTIONS S A S   recolectará la información correspondiente a datos personales de manera escrita o digital a través de los formatos y textos que se establezcan para el efecto, los cuales deberán incluir:

  1. La mención de la presente Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales y su ubicación en el Portal Marítimo Colombiano.
  2. Datos de contacto del responsable del tratamiento.
  3. Espacio para la firma y/o manifestación automatizada del titular, en caso dado, del padre de familia, acudiente, representante legal, y/o cualquier otro legitimado para el ejercicio de los derechos.

B.  Solicitud de datos personales para trabajadores y/o contratistas

SMART COIN SOLUTIONS S A S   implementará en sus contratos laborales y/o de prestación de servicios un texto, formato y/o autorización con el fin de autorizar de manera previa y expresa el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato correspondiente, lo que incluirá la autorización de recolectar, modificar o corregir, datos personales del titular.

C.   Procedimiento de almacenamiento de información de datos personales 

SMART COIN SOLUTIONS S A S   adoptará medidas técnicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y conservación de los datos personales de los titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de terceros.

De igual forma, la implementación de estas medidas, permitirá la conservación de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos.

SMART COIN SOLUTIONS S A S   adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el titular.

  1. Procedimiento para el uso y circulación de información

a)  Transferencia de datos personales

Para el evento en los cuales terceros ajenos a SMART COIN SOLUTIONS S A S   requieran validar, rectificar o confirmar información correspondiente a los datos personales de los titulares contenidos en las bases de datos de la firma, se requerirá para el suministro de la información la autorización previa y expresa del titular para que opere la transferencia, siempre y cuando dicha información no sea utilizada en el ejercicio de las funciones legales de la Entidad o por orden judicial.

b)  Transmisión de datos personales

SMART COIN SOLUTIONS S A S   en consideración a la naturaleza de su objeto social, podrá transmitir información correspondiente a los datos personales de los titulares en razón de dar estricto cumplimiento a sus fines. Para lo anterior, en el formato, texto y/o documento correspondiente se incluirá la autorización expresa y previa del titular.

c) Procedimiento para consultas

Los titulares podrán solicitar a SMART COIN SOLUTIONS S A S   la consulta de sus datos personales. Esta solicitud deberá ser realizada por escrito dirigido a la gerencia de la firma, precisando el tipo de dato que se desea consultar, nombre, apellido, cédula de ciudadanía, teléfono y correo electrónico al que se remitirá la información correspondiente.

SMART COIN SOLUTIONS S A S   remitirá al titular la información consultada, la cual estará integrada por el listado de toda la información que esté vinculada con la identificación del titular en la base de datos. La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (Ley1581 de 2012, Art. 14).

La consulta se podrá realizar de manera escrita o mediante el correo electrónico info@smartcoin.co.

d) Procedimiento para la atención de reclamos

Los titulares que consideren que la información contenida en las bases de datos de SMART COIN SOLUTIONS S A S debe ser corregida, actualizada o suprimida, y/o indiquen el presunto incumplimiento de la Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales  de la firma, podrán presentar un reclamo dirigido a la gerencia de la misma, precisando los hechos presentados que dan lugar al reclamo, nombre, apellido, cédula de ciudadanía, teléfono, documentos que se quiera hacer valer y correo electrónico al que se remitirá la información correspondiente.

SMART COIN SOLUTIONS S A S   remitirá al titular una vez analizada la situación presentada, respuesta al reclamo del titular dentro de los siguientes quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (Ley1581 de 2012, Art. 15).

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido dicho reclamo (Ley1581 de 2012, Art. 15).

  1. e) Procedimiento para la supresión, corrección o actualización de información.

Los titulares podrán en todo momento solicitar a SMART COIN SOLUTIONS S A S   la supresión, corrección o actualización de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, teniendo en cuenta el Procedimiento para la atención de reclamos de la Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales de la firma.

f)  Temporalidad del tratamiento de datos personales 

En consideración al objeto social de SMART COIN SOLUTIONS S A S  , se mantendrán y conservarán de manera indefinida los datos personales a los que se refiere la presente Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales.

g)   Actualización de Política de Protección de Datos Personales SMART COIN SOLUTIONS S A S

Cuando hubiese cambios en la Política de Protección de Datos Personales que ha diseñado SMART COIN SOLUTIONS S A S   informará oportunamente al titular, con el fin de que éste decida si desea o no continuar otorgando la autorización del tratamiento de sus datos personales.

h) Canales de comunicación

Para consultar información, solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de SMART COIN SOLUTIONS S A S  , realizar observaciones o comentarios acerca del manejo y uso de sus datos personales (quejas, reclamos, consultas, sugerencias) usted podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida al área de gerencia, responsable de la política de protección de datos de la firma, a través de:

         Correo electrónico: info@smartcoin.co      Dirección: Calle 85 # 19B 31 OF 302 Bogotá D.C  Contacto: 3142447160 Bogotá D. C.

i)  Excepciones

Los datos aportados serán de uso de SMART COIN SOLUTIONS S A S   cuando sean requeridos en el ejercicio de su objeto social, salvo las restricciones consagradas en la Ley 1437 de 2011 (Código de Procedimiento

Administrativo y de lo Contencioso Administrativo), Ley 1581 de 2012 (Por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales) y el Decreto 1377 de 2013 (Por el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012).

En relación a los datos cobijados por las excepciones que se mencionen en la normatividad anterior, se advierte que no significa que estos queden excluidos de la protección de hábeas data o de protección jurídica, por el contrario, es de señalar que las distintas modalidades de administración de datos personales, incluyendo las exceptuadas en el Artículo 2° de la Ley 1581 de 2012, se encuentran cobijadas por las garantías dispuestas para su titular, contenidas en el parágrafo del mismo artículo, el cual observa que «los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas», y en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, se determina un grupo de facultades al individuo para que pueda controlar la información que de sí mismo ha sido recopilada por una central de información.

VI.   FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DATOS PERSONALES

La fecha de entrada en vigencia de la presente Política de Tratamiento de Protección de Datos Personales será el día 18 de septiembre de 2019, fecha de su publicación en su página web https://smartcoin.co/